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作為公司法務(wù),在大新我該如何管理合同?日常都應(yīng)該做哪些工作?或者說我該如何將合同分類?
13*******44 2023-01-04 3個(gè)回答 101人關(guān)注
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18*******47 2023-01-04首先,要確定公司合同檔案管理的方式,比如我們公司,技術(shù)部根據(jù)法務(wù)部的需求給開法了一套合同管理的系統(tǒng),那么我公司所有的合同都可以錄入系統(tǒng),甚至上傳掃描件。那么對(duì)應(yīng)的影響就是,分類就可以做的很細(xì),比如做三四層、最低層甚至可以有七八種子分類,因?yàn)檫@樣篩選數(shù)據(jù)很方便。 甚至所有的合同掃描件都可以上傳到系統(tǒng)中,各部門根據(jù)權(quán)限可以隨時(shí)調(diào)取需要的合同掃描件進(jìn)行查詢。 所以,合同分類的問題,我也沒法直接告訴你一個(gè)放之四海而皆準(zhǔn)的方法。大致就是按中心、按部門、按業(yè)務(wù)、按重要性等等標(biāo)準(zhǔn)吧。 合同檔案的保存和執(zhí)行、監(jiān)督一樣,未必要由法務(wù)部來執(zhí)行,看公司特點(diǎn),前述快消行業(yè)公司就是在財(cái)務(wù)部保存的。因?yàn)?0%以上的合同都是各類銷售合同。 合同的調(diào)取,就是根據(jù)公司的保密要求,設(shè)置各級(jí)權(quán)限。 關(guān)于銷毀的問題,快消的合同太多,陳舊檔案其實(shí)是毫無意義的,所以存在銷毀過舊檔案的問題,其他公司除非大到一定規(guī)模,基本不必考慮。 以上,比較籠統(tǒng),如果有更深入的問題想探討,歡迎隨時(shí)交流。
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13*******30 2023-01-04一、審批流程的設(shè)計(jì) 審批流程的設(shè)計(jì),基本就是參考公司的組織架構(gòu)圖,確立各部門的分工,跟領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示各類合同應(yīng)當(dāng)審批到哪一層級(jí),標(biāo)準(zhǔn)是什么,比如金額大小、是否直接適用標(biāo)準(zhǔn)合同等等,這個(gè)問題各公司實(shí)際情況不一樣,只能在實(shí)踐中體悟。 二、審批單的設(shè)計(jì) 審批單的設(shè)計(jì),跟檔案管理有關(guān)系,審批單至少應(yīng)當(dāng)包括合同的簡(jiǎn)要描述,責(zé)任人,各級(jí)各部門審批人(如果需要其他部門深入?yún)f(xié)作,還可以有協(xié)作部門負(fù)責(zé)人的簽批)。其他的就是簽約對(duì)方的信息,或者如果希望有更多的提示作用,還可以在審批單上加入更多的信息,比如單價(jià)總價(jià)重要條款等等。 然后是合同的執(zhí)行監(jiān)督 執(zhí)行監(jiān)督一般放在各執(zhí)行部門完成,法務(wù)不需要直接參與,但如果公司合同總量不多或者認(rèn)為部分重要合同需要保障執(zhí)行過程不違法,也可以放在法務(wù)部進(jìn)行,看法務(wù)部的工作量和領(lǐng)導(dǎo)的意志吧。 以前在快消行業(yè)做的時(shí)候,因?yàn)橹饕贤际卿N售合同,所以也有財(cái)務(wù)部監(jiān)督合同執(zhí)行的情況發(fā)生。 總之,就是沒有一定之規(guī),根據(jù)公司的特點(diǎn),選取監(jiān)督最方便、最有利的模式。
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13*******81 2023-01-04以下答案是我在十二年的法務(wù)管理工作慢慢總結(jié)的,分享給題主,希望對(duì)題主有所幫助。 畢竟不是著書立說,寫得十分籠統(tǒng)潦草,見諒。 我把一個(gè)公司的合同管理分為四個(gè)部分,合同的撰寫和審核,合同審批流程,合同的執(zhí)行監(jiān)督,合同檔案的管理。 先說合同的撰寫和審核。 合同的撰寫和審核,第一步是放下合同文本,與合同需求方進(jìn)行徹徹底底的溝通。 從管理學(xué)的角度來說,需求方提供給你的很可能是他們主觀的要求,而不是客觀的需求,你的任務(wù)首先就是把要求變成需求。 他們的要求可能很復(fù)雜,你就得抽絲剝繭,理出邏輯結(jié)構(gòu)。他們的要求可能過于簡(jiǎn)單,你就需要對(duì)業(yè)務(wù)有一個(gè)比較深刻的理解,需要快速熟悉業(yè)務(wù),和需求方一起將業(yè)務(wù)拆分成不同的層面和階段,確定標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、權(quán)利和義務(wù)、報(bào)酬與支付、違約責(zé)任等環(huán)節(jié)。他們的要求可能不切實(shí)際,你就要向他們講解理由,是法律的原因,是政策的原因,還是公司現(xiàn)階段無法實(shí)現(xiàn)等等等等,然后幫他們找到替代方案。將需求理清后,請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)合同需求,然后才進(jìn)入文本工作。
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